Du som anställer personliga assistenter för dig själv eller för ditt barn behöver känna till hur du redovisar utförd assistans, och vad du har för ansvar som arbetsgivare.

Ditt ansvar som arbetsgivare

Det innebär ett stort ansvar att anställa sina assistenter själv och det är därför mycket du behöver veta eller ta reda på. Du behöver betala in arbetsgivaravgifter och sociala avgifter, känna till arbetsrättsregler och lagstiftning på arbetsmarknaden med mera.

När du anställer dina assistenter är det du som är arbetsgivare. Ditt ansvar som arbetsgivare för att leda och organisera arbetet kan du inte överlåta till någon annan.

Tänk på att den information du får här inte är en fullständig information för dig som arbetsgivare. Det finns också andra regler som du behöver följa som inte beskrivs här. Det är du som ansvarar för att ta reda på allt som gäller och det är inte något som Försäkringskassan kan hjälpa dig med.

Om du har god man eller förvaltare

Om du har en ställföreträdare, det vill säga en god man eller förvaltare, kan det ibland ingå i uppdraget att hjälpa dig att vara arbetsgivare för dina assistenter. Om en ställföreträdare hjälper dig att vara arbetsgivare utgår vi från att det ingår i uppdraget och hen har behörighet att göra detta.

En ställföreträdare har rätt till ett arvode och det är överförmyndaren som beslutar om arvodet. Arvodet kan inte betalas med assistansersättningen, eftersom den bara är till för kostnader för dina personliga assistenter.

Du ansvarar för assistenternas arbetsmiljö

När du anställer själv har du, precis som alla arbetsgivare, ansvar för dina anställdas arbetsmiljö. Det innebär bland annat att du ska förebygga ohälsa och olycksfall för dina assistenter. Du behöver känna till arbetsmiljölagen och bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete.

Tänk på vad som gäller för arbetstid och skatter

Försäkringskassan kan bara betala ut assistansersättning för assistenters arbetstid som inte överstiger den arbetstid som anges i lagen om arbetstid med mera i husligt arbete, eller överstiger arbetstid som anges i kollektivavtal som uppfyller kraven i arbetstidslagen.

Som arbetsgivare ansvarar du bland annat för att betala preliminärskatt och arbetsgivaravgifter till Skatteverket.

Skatteverkets information för arbetsgivare (skatteverket.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Registrera dig som arbetsgivare innan du anställer

När du anställer själv ska du som privatperson vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Du ska däremot inte registrera någon näringsverksamhet. Det beror på att du inte driver någon näringsverksamhet när du anställer dina assistenter själv. Assistansersättningen är skattebefriad, vilket gör att du inte kan ha en enskild firma med dig själv som kund.

Registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket (skatteverket.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Du ska också anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (Ivo) att du ska anställa assistenter själv.

Anmäl hos Ivo att du själv ska anordna din personliga assistans (ivo.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Om du i stället för att anställa dina personliga assistenter anställer dem genom ett företag, så ses det som köp av assistans. Företaget ses också som en anordnare och behöver då ha tillstånd från Ivo att bedriva verksamhet med personlig assistans.

Så redovisar du utförd assistans

Du ska lämna in uppgifter om dina assistenter innan de börjar arbeta. Du ska också löpande lämna in tidsredovisningar och räkning för den utförda assistansen till oss.

Lämna in räkning och tidsredovisning så snart som möjligt, men senast den 5:e i andra månaden efter den månad som redovisningen gäller. Det betyder att räkning och tidsredovisningar för januari ska ha kommit in senast den 5:e mars.

Använd helst digitala tjänster för att redovisa till oss. På så sätt kommer din redovisning snabbare till oss och systemet känner av att alla obligatoriska uppgifter finns med eller om något inte är rätt ifyllt så att du kan justera det direkt.

Lämna uppgifter om dina assistenter

Du ansvarar för att lämna uppgifter om varje assistent innan hen börjar jobba, och om något ändras under tiden för anställningen. Det gör du enklast på något av de här sätten:

Lämna uppgifter om personliga assistenter via arbetsgivartjänsten

Hitta en systemleverantör som kan lämna uppgifter till Försäkringskassan

3066 Anmälan från arbetsgivaren uppgifter om en personlig assistent Pdf, 777 kB.

Tidsredovisa utförd assistans varje månad

Varje månad ska du som är arbetsgivare redovisa den tid assistenten har utfört assistans. Du måste signera uppgifterna i tidsredovisningen, och det kan du inte överlåta till någon annan eftersom det är du som är arbetsgivare. Om du däremot har en ställföreträdare som hjälper dig att vara arbetsgivare för dina assistenter kan det ingå i dennes uppdrag.

Både assistenten och du som är arbetsgivare ska intyga uppgifterna.

Tidsredovisningen kan lämnas in på två sätt:

Hitta en systemleverantör som kan tidsredovisa till Försäkringskassan

3059 Tidsredovisning assistansersättning Pdf, 1 MB.

3059 Tidredovisning för assistansersattning hjälp att fylla i blanketten Pdf, 159 kB.

Det är bara utförd assistans som ska redovisas, inte assistenternas arbetstid när de till exempel är på personalmöte eller utbildning.

Det finns två undantag som innebär att du får redovisa tid som jämställs med lämnad assistans. Det ena är tid motsvarande den tid du är skyldig att betala sjuklön för när din assistent är sjuk. Då redovisar du den tid som assistenten skulle ha jobbat enligt schema och som du är skyldig att betala sjuklön för, som utförd assistans på tidsredovisningen.

Det andra undantaget är vissa situationer där du som arbetsgivare har skyldighet att betala ut uppsägningslön. Det gäller om din assistans har upphört på grund av att du till exempel tagits in på institution. Du kan som längst få ersättning för tid motsvarande uppsägningstid som följer av lag, och att assistenten inte kunnat få ett annat godtagbart arbete.

Lämna in räkning för utförd assistans varje månad

Varje månad ska du lämna in en räkning för den utförda assistansen. Det kan du göra på tre sätt:

Lämna in räkning för utförd assistans via Mina sidor

Hitta en systemleverantör som kan lämna in räkning för utförd assistans till Försäkringskassan

3057 Räkning för utförd assistan Pdf, 757 kB.s

3057 Hjälp att fylla i blanketten Räkning för utförd assistans Pdf, 333 kB.

Utbetalning i förskott eller efterskott

Assistansersättning betalas vanligtvis ut i efterskott, men du som anställer alla dina assistenter själv kan välja att få en preliminär utbetalning i förskott. Men för att du ska kunna få ersättning i förskott ska det här stämma in på dig:

• Du anställer alla dina assistenter själv.
• Du är registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket.
• Du har anmält till Ivo att du anställer dina assistenter själv.

Meddela oss om du vill få assistansersättningen utbetald i förskott.

Om du får ersättning i förskott

Försäkringskassan betalar i regel ut assistansersättningen den 20:e varje månad.

Den assistansersättning som betalas ut i förskott är preliminär. Vi beräknar ersättningen utifrån det genomsnittliga antalet timmar som du har beviljats för perioden. Du behöver lämna in all redovisning i tid. Om redovisningen kommer in sent så kan den preliminära utbetalningen bli fördröjd.

Du redovisar kostnaderna för dina assistenter på räkningen för den sista månaden i varje beviljandeperiod.

Guide: Så här redovisar du kostnader för personliga assistenter

Efter varje period stämmer vi av den preliminära ersättningen mot de timmar och kostnader som du har redovisat, en så kallad slutavräkning. Försäkringskassan bedömer då vilka kostnader du kan få ersättning för. Du kan bara få ersättning för de kostnader du har haft för dina personliga assistenter.

Slutavräkningen ska vara gjord senast 2 månader efter varje period som assistansersättning beviljats för. För en beviljandeperiod som är januari–juni betyder det att slutavräkning ska göras senast sista augusti. För att slutavräkning ska kunna göras måste en fullständig redovisning ha kommit in i tid, det vill säga senast den 5:e i andra månaden efter den sista månaden i beviljandeperioden.

Om du har fått för mycket ersättning måste du betala tillbaka, senast i samband med slutavräkningen. Om du vill betala tillbaka på eget initiativ, så kan du välja att Försäkringskassan drar av det på nästa utbetalning. Om du inte vill det beslutar Försäkringskassan om återbetalning.

Om du får ersättningen i efterskott

Du får ersättningen efter att du har redovisat utförd assistans och kostnaderna för dina personliga assistenter.

Guide: Så här redovisar du kostnader för personliga assistenter

Utbetalningen sker vanligtvis den 5:e eller den 20:e varje månad.

Se utbetalningsdatum för alla Försäkringskassans ersättningar

Om en utbetalning har blivit fel får Försäkringskassan besluta om återbetalning.

Så mycket assistansersättning kan du få när du anställer själv

Assistansersättningen betalas vanligtvis ut med ett schablonbelopp per timme, men du får bara ersättning för de faktiska kostnader som du har för dina personliga assistenter. Det innebär att din ersättning kan bli lägre utifrån dina kostnader. Om du har särskilda skäl kan du beviljas ett högre timbelopp.

Du får bara använda assistansersättningen till kostnader som har samband med anställningen av assistenterna. Med det menas kostnader som ingår i anställningsförhållandet.

Om du inte har beviljats ett högre timbelopp har du som mest rätt till schablonbeloppet per timme. Du får ersättning för dina faktiska kostnader, vilket innebär att det kan bli lägre än schablonbeloppet.

Se aktuella belopp för alla Försäkringskassans ersättningar

Du ska redovisa alla dina kostnader under beviljandeperioden

Du redovisar dina kostnader för alla timmar som du har fått assistans för under beviljandeperioden. Det gäller även om det finns timmar som Försäkringskassan inte godkänt, till exempel om en assistent har arbetat mer än vad lagen om arbetstid med mera i husligt arbete tillåter.

Guide: Så redovisar du kostnader för personliga assistenter

Kostnaderna som du redovisar på räkningen ska höra till den period som du redovisar för. Det betyder att kostnaden ska gälla den aktuella perioden. Det innebär ofta att den också har betalats under perioden, men det är inte ett krav. Vad som däremot är ett krav är att kostnaden har uppstått under perioden.

När du har redovisat dina kostnader till Försäkringskassan kan vi be dig redogöra för vad du har använt pengarna till. I så fall ber vi dig att skicka in en skriftlig redogörelse för det som du har redovisat på räkningen. Eftersom du inte bedriver näringsverksamhet har du ingen bokföringsskyldighet. Men du behöver kunna visa underlag för de kostnader du redovisat. Tänk därför på att spara dokumentation och underlag för din redovisning.

Du får inte spara ersättning mellan beviljandeperioderna. Det innebär att om du får ersättningen utbetald i förskott ska du betala tillbaka det som inte har gått till kostnader för dina personliga assistenter. Det kan du göra genom att välja på räkningen att för mycket utbetald ersättning kan dras på kommande utbetalning. Det är du som är betalningsmottagare för din assistansersättning. Det är även du som är ansvarig för att betala tillbaka ersättning som du fått för mycket.

Situationer när assistansersättning inte kan betalas ut

Försäkringskassan kan inte betala ut assistansersättning

• när en person under 18 år har utfört assistansen
• när en assistent har utfört assistans på arbetstid som överstiger den tid som anges i lagen om arbetstid med mera i husligt arbete (1970:943), eller i kollektivavtal som uppfyller kraven i arbetstidslagen
• när den som har utfört assistansen inte klarar av att jobba som personlig assistent på grund av ålder, sjukdom eller liknande.