Försäkringskassans logotyp
Logga in
Tänk på att...

Din webbläsare är av en äldre modell. Det innebär att du kanske inte kan använda alla funktioner på webbplatsen. Vi rekommenderar att du uppdaterar till en nyare version.

Inköp och upphandling

Alla inköp hos Försäkringskassan måste följa lagen om offentlig upphandling. Här kan du som är leverantör läsa om vad som gäller och vilka upphandlingar som är aktuella just nu.

Försäkringskassans upphandlingar

Försäkringskassan köper varor och tjänster till ett värde motsvarande cirka 3 miljarder kronor per år. Inköpen sker vanligtvis via ramavtal som vi själva har upphandlat eller som ingår i den statliga inköpssamordningen. De största inköpsområdena är it‑relaterade varor och tjänster, förbrukningsvaror och konsulttjänster.

Försäkringskassans upphandlingar genomförs i enlighet med lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.

Bra att veta för dig som leverantör

  • Försäkringskassan finansieras av skattepengar och ansvarar för mycket känslig information.
  • Våra riktlinjer för mutor och bestickning är strikta. Vi tar inte mot gåvor eller andra erbjudanden av våra leverantörer, som till exempel middagar.
  • När vi köper in varor och tjänster, ställer vi hållbarhetskrav. Det kan gälla allt från strömförbrukning till transporter och skrotning av varor.
  • Leverantörer som vill lägga anbud i våra upphandlingar måste kunna ta emot elektroniska beställningar och skicka elektroniska fakturor. Minimikraven är att kunna ta mot en order via mejl och skicka e-faktura.

Offentlighet och sekretess i samband med upphandling

Här redogörs översiktligt för de regler om offentlighet och sekretess, som gäller i samband med upphandlingar. Likartade regler gäller vid köp från ramavtal (avrop).

 

Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten och massmedierna ska ha insyn i statens och kommunernas verksamhet. Offentlighetsprincipen kommer bland annat till uttryck genom allmänna handlingars offentlighet, yttrandefrihet för tjänstemän, offentlighet vid domstolsförhandlingar och offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden.

Allmänna handlingars offentlighet innebär att i princip alla svenska och utländska medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar som finns hos myndigheterna. Allmänheten har dock bara rätt att ta del av allmänna handlingar.

Vad som är en allmän handling framgår av 2 kap 1§ tryckfrihetsförordningen (TF). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt särskilda regler har kommit in dit eller blivit upprättad där. Till exempel är ett utkast till beslut, skrivelse eller liknande i ett ärende ett internt arbetsmaterial och normalt inte en allmän handling.

Begreppet handling är en framställning i skrift eller bild, men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt om man har hjälp av något tekniskt hjälpmedel som till exempel en bandinspelning, mejl eller ett sms.

 

Ett förfrågningsunderlag blir en allmän handling först när upphandlingen har annonserats och förfrågningsunderlaget har expedierats så att leverantörer och övriga kan få tillgång till det. Före denna tidpunkt är förfrågningsunderlaget ett internt arbetsmaterial och således inte en allmän handling, även om det skulle vara färdigställt.

Vid selektivt-, förhandlat- och urvalsförfarande blir den del av förfrågningsunderlaget som ska skickas till utvalda, kvalificerade leverantörer allmän handling först när expediering till dem är gjord.

 

I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) finns begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. Sekretess innebär ett förbud mot att röja en uppgift, vare sig det är muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt (3 kap. 1 § OSL).

Sekretess innebär således både handlingssekretess och tystnadsplikt. En allmän handling är antingen (helt eller delvis) offentlig eller sekretessbelagd (hemlig). Handlingen kan bara vara sekretessbelagd och hållas hemlig om det finns stöd för det i någon bestämmelse i OSL eller i annan lag dit OSL hänvisar.

 

Vid offentlig upphandling gäller som huvudregel absolut sekretess. Av 19 kap. 3 § andra stycket OSL följer att uppgift som rör anbud med mera inte i något fall får lämnas till någon annan än den som har lämnat anbudet eller erbjudandet förrän alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud (tilldelningsbeslut) fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts (till exempel om det blir avbrutet).

Absolut sekretess innebär att myndigheten inte ens behöver pröva om ett utlämnande skulle innebära skada eller inte. Det är förbjudet att röja uppgifter som omfattas av absolut sekretess.

Ett anbud anses enligt 2 kap 6 § TF inte ha kommit in till myndigheten före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Först då blir anbudet en allmän handling. Anbud omfattas av absolut sekretess enligt vad som framgår ovan. Vid elektronisk auktion gäller ett antal undantag från den absoluta sekretessen, vilka inte närmare redogörs för i denna information.

I praktiken innebär den absoluta sekretessen i 19 kap. 3 § OSL, med undantag för vad som gäller vid elektronisk auktion, att uppgifter om vilka eller hur många som har begärt ut förfrågningsunderlag samt kommit in med anbudsansökningar eller anbud, utvärderingsprotokoll, förhandlingsunderlag och protokoll med mera är hemliga fram till dess att alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts.

Information om anbudsansökningar och anbud får före denna tidpunkt inte lämnas ut till någon annan än den som lämnat ansökan eller anbudet.

 

När tilldelningsbeslut har fattats, alla anbud offentliggjorts eller om ärendet dessförinnan har slutförts, upphör den absoluta sekretessen att gälla och vanliga offentlighets- och sekretessregler gäller. Det innebär att samtliga handlingar som rör upphandlingen som huvudregel blir offentliga, det vill säga att var och en har rätt att ta del av dem.

Sekretess kan dock gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse enligt 19 kap. 3 § första stycket OSL eller till skydd för enskild enligt 31 kap. 16 § första stycket OSL. Sekretess kan även gälla enligt andra bestämmelser i OSL eller enligt bestämmelser dit OSL hänvisar.

Ett exempel är 21 kap. 3 § OSL där det finns ett generellt skydd för enskildas adressuppgifter och andra jämförbara uppgifter vid förföljelse. Skyddet gäller om det av någon särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon som står denne nära kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs.

 

Om någon begär ut handlingar eller uppgifter i ett upphandlingsärende, är myndigheten skyldig att skyndsamt pröva om sekretess gäller för någon uppgift i handlingarna. I syfte att underlätta sekretessbedömningen uppmanar Försäkringskassan i sina upphandlingar anbudssökande och anbudsgivare att redan i ansökan eller i anbudet ange vilka uppgifter de anser bör sekretessbeläggas och skälen för detta. Det är dock Försäkringskassan som beslutar om en uppgift ska lämnas ut eller sekretessbeläggas.

Försäkringskassans beslut om att inte lämna ut en uppgift kan överklagas till Kammarrätten i Stockholm.

E-handel

Myndigheter ska effektivisera sina beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesser genom att använda IT-system. Formella krav och gemensamma standarder för e-handel i staten underlättar och ger en effektiv e-handel och en enklare leverantörsanslutning. Detta innebär att Försäkringskassan ska kunna ta emot och skicka elektroniska fakturor samt att hantera sina utgående beställningar elektroniskt. En beställning ska normalt vara godkänd av budgetansvarig eller motsvarande innan den skickas till leverantör.

Försäkringskassan använder Statens servicecenters e-handelstjänst Visma Proceedo med systemleverantören Visma Commerce.

Vad innebär e-handel för dig som leverantör?

Försäkringskassan ställer krav på e-handel vid upphandlingar. Minimikravet är att du som leverantören ska kunna ta emot en order via mejl samt skicka e-faktura.

Försäkringskassan följer de standarder som Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och SFTI samt Upphandlingsmyndigheten tagit fram för e-handel. För mer information om standarder, se DIGG:s hemsida.

Det finns olika sätt att skicka e-faktura

Läs mer om detta i:

Att skicka e-faktura till Försäkringskassan Pdf, 167 kB, öppnas i nytt fönster.

Leverantör kan kostnadsfritt verifiera de format som rekommenderas för e-handel.

Test och kvalitetssäkring (sfti.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Specifikation över referenstaggar för E-faktura per formattyp Pdf, 188 kB, öppnas i nytt fönster.

Allmänt om fakturor

Försäkringskassans policy är att betala fakturor inom avtalad tid, vilket förutsätter att alla fakturor är korrekta och kompletta när de kommer till oss. Se villkor nedan.

Villkor för fakturor som skickas till Försäkringskassan Pdf, 165 kB, öppnas i nytt fönster.

 

Den 1 april 2019 infördes en lag om att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att Försäkringskassan måste kunna ta emot dem. Observera att fakturor i pdf-format inte är en godkänd e‑faktura.

Kravet på e‑faktura gäller för alla upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte av lagen, under förutsättning att det inte var ett krav vid upphandlingen.

Frågor och svar

  • Vi tar endast emot anbud digitalt via vårt upphandlingssystem så för att lämna anbud ska du registrera ditt företag hos Kommers Annons för den specifika upphandlingen. Det här är kostnadsfritt.

    Om du vill prenumerera på upphandlingar som annonseras inom ett viss område (från myndigheter, kommuner med flera) kan du göra det till en kostnad. Kontakta Primona AB så hjälper de dig.

  • Alla leverantörer som har lämnat anbud får automatiskt meddelande om vem som vann (tilldelningsbeslut) via vårt upphandlingssystem Kommers Annons.

    Om du inte har lämnat något anbud, men ändå vill veta vem som vann upphandlingen, kan du skicka ett mejl och uppge diarienummer samt upphandlingens namn.

    huvudkontoret@forsakringskassan.se

  • För att begära ut handlingar kring en upphandling kan du skicka ett mejl och uppge diarienummer, upphandlingens namn och vilka dokument du önskar ta del av.

    huvudkontoret@forsakringskassan.se

  • Ja, om du jobbar på Statens servicecenter går det bra att använda logotypen i Visma Proceedo.

    Försäkringskassans logotype

Senast uppdaterad