Du redovisar kostnader varje månad eller period

Du ska alltid lämna in räkning för utförd assistans till oss varje månad. Men hur ofta du ska redovisa kostnader för dina personliga assistenter beror på om du får utbetalning från oss i förskott eller efterskott.

• Om du får utbetalning i efterskott ska du redovisa kostnader för dina assistenter varje månad.
• Om du får utbetalning i förskott redovisar du i stället kostnaderna den sista månaden i varje beviljandeperiod. Du redovisar då samtliga kostnader för dina assistenter för hela beviljandeperioden.

Redovisa kostnaderna på respektive kostnadsslag

Du ska redovisa kostnaderna du har för dina assistenter uppdelat på de här kostnadsslagen:

• lön och lönebikostnader
• assistansomkostnader
• utbildningskostnader
• arbetsmiljöinsatser och personalomkostnader

Du får bara använda assistansersättningen till kostnader som har samband med anställningen av assistenterna. Med det menas kostnader som ingår i anställningsförhållandet.

Om du inte har beviljats ett högre timbelopp har du som mest rätt till schablonbeloppet per timme. Du får ersättning för dina faktiska kostnader, vilket innebär att det kan bli lägre än schablonbeloppet.

Om det finns timmar som Försäkringskassan inte har godkänt

Du redovisar dina kostnader för alla timmar som du har fått assistans för under beviljandeperioden. Det gäller även om det finns timmar som Försäkringskassan inte godkänt, till exempel om en assistent har arbetat mer än vad lagen om arbetstid med mera i husligt arbete tillåter.

Redovisa kostnaderna på den period som de hör till

Kostnaderna som du redovisar på räkningen ska höra till den period som du redovisar för. Det betyder att kostnaden ska gälla den aktuella perioden. Det innebär ofta att den också har betalats under perioden, men det är inte ett krav. Vad som däremot är ett krav är att kostnaden har uppstått under perioden.

Du kan behöva visa underlag för kostnaderna

När du har redovisat dina kostnader till Försäkringskassan kan vi be dig redogöra för vad du har använt pengarna till. I så fall ber vi dig att skicka in en skriftlig redogörelse för det som du har redovisat på räkningen. Eftersom du inte bedriver näringsverksamhet har du ingen bokföringsskyldighet. Men du behöver kunna visa underlag för de kostnader du redovisat. Tänk därför på att spara dokumentation och underlag för din redovisning.

Det går inte att spara ersättning mellan beviljandeperioder

Du får inte spara ersättning mellan beviljandeperioderna. Det innebär att om du får ersättningen utbetald i förskott ska du betala tillbaka det som inte har gått till kostnader för dina personliga assistenter. Det kan du göra genom att välja på räkningen att för mycket utbetald ersättning kan dras på kommande utbetalning.

Det är du som är betalningsmottagare för din assistansersättning. Det är även du som är ansvarig för att betala tillbaka ersättning som du fått för mycket.

Lön och lönebikostnader

Löne- och lönebikostnader är lönekostnaderna för dina assistenter. I det här kostnadsslaget kan följande ingå:

• alla lönekostnader (lön inklusive ersättning under väntetid och beredskap samt övertid och mertid, sjuklön, semesterlön, semesterersättning, uppsägningslön)
• kostnadsersättningar (traktamente)
• skattepliktiga förmåner (förmånen registrerar du på assistentens lönespecifikation men din kostnad för förmånen redovisar du under något av de andra kostnadsslagen)
• sociala avgifter (arbetsgivaravgift) och särskild löneskatt
• premier för försäkringar du som arbetsgivare har för dina assistenter.

Det är bara löne- och lönebikostnader för dina assistenter som du kan redovisa här. Du kan alltså inte ta upp lön till dig själv eller någon annan än dina assistenter. Om du har god man så kan du inte betala arvodet med assistansersättningen.

När du anställer dina assistenter själv ersätts sjuklön av assistansersättningen. Om assistansersättningen inte räcker till för både sjuklönekostnader och vikariekostnader, så kan du vända dig till din kommun.

Skattereglerna gäller om dina assistenter får förmåner

Ersättning i annan form än lön (pengar) till assistenterna kallas förmån. Det kan till exempel vara arbetskläder, försäkringar, gåvor, hälso- och sjukvård, kostförmån, personalvårdsförmåner och resor. Om du ger dina assistenter förmåner ska du följa de vanliga skattereglerna.

Skatteverkets information om förmåner för anställd Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

I detta kostnadsslag redovisar du också kostnadsersättningar om du till exempel betalar ut traktamente till assistent.

Assistansomkostnader

Kostnader för assistenterna som uppstår i samband med dina aktiviteter utanför bostaden kan ersättas av assistansersättningen och redovisas som assistansomkostnader. Det kan till exempel vara kostnaden för assistentens bussbiljett när du får assistans under en resa.

Kostnader för dina privata resor kan däremot inte vara en assistansomkostnad. Därför kan du exempelvis inte redovisa kostnaden för en egen bilresa, även om assistenten färdas i samma bil som du.

Ett annat exempel på en assistansomkostnad är assistentens entrébiljett när du besöker ett arrangemang, museum eller liknande om du inte kostnadsfritt kan ta med din assistent.

Det du redovisar som assistansomkostnader ska gälla sådana kostnader som är nödvändiga för att din assistans ska kunna utföras under en pågående aktivitet. Assistansersättning kan inte användas för dina privata levnadskostnader.

En assistansomkostnad kan medföra att assistenten ska förmånsbeskattas.

Skatteverkets information om förmåner för anställd Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Utbildningskostnader

Utbildningskostnader är till exempel kostnader för kurser och lokaler för utbildning av dina assistenter eller dig själv. Det kan också vara kostnader för handledning av assistenten utöver hens lönekostnad.

Under utbildningskostnader redovisar du alltså kostnader som du haft för kurser i syfte att utbilda dina assistenter. Utbildningen ska vara relaterad till assistenternas arbete.

Tidsredovisning när assistenten går utbildning

Tänk på att du inte ska redovisa den tid som assistenten går utbildning på tidsredovisningen, eftersom assistenten inte utför assistans då. Däremot kan du ta upp själva lönen som en kostnad, men i så fall under kostnadsslaget lön- och lönebikostnader.

Arbetsmiljöinsatser och personalomkostnader

Till arbetsmiljöinsatser räknas kostnader för hjälpmedel av enklare slag som assistenten behöver för att kunna utföra assistans. Kostnader för jourrum med sängplats eller enklare avskärmning i ett rum kan vara en arbetsmiljökostnad, om det är motiverat utifrån ditt beslut om rätt till assistansersättning.

Med personalomkostnader menas kostnader för friskvård, hälsovård, kaffe, hudkräm, tvål och liknande till assistenterna samt personalarrangemang, personaldagar och liknande aktiviteter. Fri kost för anställda är, med vissa undantag, en skattepliktig förmån.

Se vad som gäller vid fri kost för personliga assistenter (skatteverket.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Administrationskostnader

Under administrationskostnader redovisar du kostnader du har haft för att administrera din assistans.

Det kan till exempel vara kostnader för att använda olika tjänster som schemaläggningsprogram, lönehanteringsprogram och elektroniska tjänster för att redovisa den utförda assistansen till Försäkringskassan.

Hitta systemleverantörer som har avtal med Försäkringskassan

Om du inte kan redovisa digitalt utan i stället vill skicka in din redovisning via post, så kan du ta upp kostnaden för utskrifter, kuvert och frankering som administrationskostnad.

Inventarier som krävs för att administrera din assistans går också att ta upp under administrationskostnader. Men i så fall behöver du kunna visa att en kostnad hör till din assistans, eftersom du aldrig kan få assistansersättning för dina privata kostnader.

Kostnader för en assistents tjänsteresa som inte görs i samband med dina aktiviteter utanför hemmet (och då är en assistansomkostnad) redovisar du som en administrationskostnad. Då behöver du följa reglerna om beskattning, och ansvarar för betalningar till Skatteverket.

Se vad som gäller vid resor tillsammans med din assistent (skatteverket.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

När du anställer själv har du ingen företagsförsäkring, eftersom du inte bedriver näringsverksamhet. Däremot kan du välja att ha försäkringar i egenskap av arbetsgivare. Sådana försäkringar kan vara en administrationskostnad.

Under administrationskostnader tar du också upp kostnader du har för medlemskap i arbetsgivar- eller branschorganisation.