Ändamål och rättslig grund

När det gäller socialförsäkringen är flera rättsliga grunder aktuella.

Myndighetsutövning är en rättslig grund som ger oss rätt att behandla personuppgifter för att handlägga ärenden och göra kontroller som syftar till att förebygga, förhindra och upptäcka felaktiga utbetalningar och bidragsbrott.

Vi får behandla dina personuppgifter om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Det handlar till exempel om att lämna ut personuppgifter till andra myndigheter eller arbetsgivare. Den rättsliga förpliktelsen måste ha stöd i EU‑rätt eller svensk rätt.

Behandling av personuppgifter är tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Det kan till exempel handla om att informera, följa upp och genomföra resultatstyrning, resultatuppföljning, resultatredovisning, utvärdering eller tillsyn, men också för att framställa statistik som gäller socialförsäkringen.

I 114 kapitlet i socialförsäkringsbalken (SFB) finns bestämmelser om hur och i vilka situationer Försäkringskassan får behandla personuppgifter inom socialförsäkringen. Där framgår också att Försäkringskassan har rätt att behandla känsliga personuppgifter i socialförsäkringsverksamheten, till exempel om enskilda personers hälsotillstånd.

Vi kan också behandla dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke. Det är ovanligt, men kan bli aktuellt till exempel när vi med hjälp av privatpersoner vill utvärdera olika delar av arbetet med socialförsäkringen. Ett sådant samtycke ska vara tydligt och specifikt utformat och ges frivilligt.

Kategorier av personuppgifter som Försäkringskassan behandlar

Vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar varierar. I regel behövs många personuppgifter för våra ärenden. Vi behöver till exempel ditt namn, personnummer eller samordningsnummer, uppgifter om din hälsa, ekonomi och personliga förhållanden. Ofta behöver vi också uppgifter om barn och andra närstående. Vi får även begära in och behandla uppgifter om andra fysiska personer, om det behövs för att kunna bedöma rätten till ersättning eller för annan tillämpning.

Vi kan begära in och lämna ut information till andra

Försäkringskassan har rätt att begära information från andra myndigheter, arbetsgivare, försäkringsbolag och andra som antas kunna lämna behövlig information, under förutsättning att det är nödvändigt för att handlägga ett ärende. I vissa situationer är vi skyldiga att underrätta eller lämna uppgifter till andra myndigheter. Det innebär att vi måste lämna information till de myndigheterna. Vi kan med stöd av samma slags regler begära information från andra myndigheter, till exempel Skatteverket och CSN.

Vi lämnar också personuppgifter från försäkringsärenden till andra, till exempel till banken för att du ska kunna få pengar utbetalda från oss. Ibland kan vi behöva lämna eller hämta personuppgifter från en myndighet i ett annat land, både inom och utanför EU/EES. Det kan till exempel bero på att du jobbar eller har jobbat där.

Så länge sparar vi dina personuppgifter

De personuppgifter som Försäkringskassan behandlar digitalt när vi handlägger socialförsäkringsärenden ska förstöras (gallras) när vi inte längre behöver dem för särskilda, uttryckligt angivna ändamål. Det står i lagen, i kapitel 114 i socialförsäkringsbalken. Riksarkivet har dock rätt att föreskriva om undantag från gallring. Det betyder att personuppgifterna i vissa fall kommer att bevaras för arkivändamål.

Riksarkivet har bestämt att elektroniska handlingar i ärenden inom vissa ersättningar ska bevaras. Det gäller till exempel aktivitetsersättning, assistansersättning, graviditetspenning, omvårdnadsbidrag sjukersättning, sjukpenning, smittbärarersättning och underhållstöd. För andra ersättningar ska Försäkringskassan själv bestämma hur länge handlingarna ska bevaras. Det gäller till exempel adoptionsbidrag, barnbidrag, bostadsbidrag, närståendepenning, föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning. Vi bevarar de flesta handlingarna i 10 år.

Försäkringskassan ska också bevara vissa personuppgifter som vi har i våra förmånsregister. Det gäller alla ersättningar som vi handlägger.

Tidigare handlade vi socialförsäkringsärenden i pappersakter. Gallring och bevarande av handlingar på papper regleras i arkivlagen, där huvudregeln är att allt ska bevaras, men Riksarkivet har rätt att föreskriva om gallring.