Svensk forskning har visat att det finns fyra viktiga faktorer, nycklar, för att få personalen på en arbetsplats att må bra och hålla sig långtidsfrisk. Här får du lära dig mer om hur man skapar en frisk arbetsplats och friska medarbetare.
Nyckel 1: Ledarskap och kompetensförsörjning
Flera forskningsstudier visar att ledarskapet är en avgörande faktor för hur människor mår på en arbetsplats. Ett stödjande, tillitsfullt ledarskap reducerar stress, samtidigt som det ökar effektiviteten och motivationen i organisationen. Ledare på arbetsplatser med låga sjukskrivningstal ser inte bara till produktionsmål och tekniska hinder, utan även till hur individer och grupper fungerar.
Arbetsplatser som har en sjukfrånvaro som ligger under genomsnittet kännetecknas i högre utsträckning än andra av ett ledarskap som delegerar ansvar och visar förtroende för sina medarbetare, snarare än chefer som detaljstyr och kontrollerar. Lyhördhet och empati är viktiga egenskaper för ledarskapet på de här arbetsplatserna. På arbetsplatser med låga sjukskrivningstal arbetar man också strukturerat och målmedvetet med ledarskapsutveckling och stöd till ledarna, liksom med kompetensutveckling i ett bredare perspektiv. Coachning och hjälp med att prioritera och delegera arbetsuppgifter är några delar.
Kompetensutveckling av medarbetarna
Kompetensutveckling är en viktig faktor i friska arbetsplatser. Den kan bestå av olika saker, till exempel utbildningar eller att prova på nya arbetsuppgifter och ”gå bredvid” någon kollega som har en annan roll. Kompetensutvecklingen måste inte vara strikt kopplad till arbetsplatsens behov – man ser också ett värde i personlig utveckling för individen: nöjda anställda är ett värde i sig själv.
Arbetsmiljön på agendan
På arbetsplatser med låga sjukskrivningstal är inte arbetsmiljöarbetet något som bara nämns i årsredovisningen, utan något man arbetar aktivt med. Arbetsmiljöarbetet har hög prioritet hos ledningen och finns med som en del av verksamhetsstyrningen. På de här arbetsplatserna används företagshälsovården eller annan extern resurs i det förebyggande arbetet med att skapa förutsättningar för god hälsa på arbetsplatsen.
Minimera
Nyckel 2: Delaktighet
Att de anställda känner att de har inflytande och möjlighet att påverka sin situation är viktigt. Flera studier har visat att delaktighet ökar både engagemang och tillfredsställelse på jobbet. Människor som känner sig delaktiga har också bättre kontroll över sin arbetssituation och därmed bättre förmåga att hantera de krav som ställs.
De anställda är en viktig resurs i förändringsarbetet och ledningen förväntar sig att de ska vara delaktiga, eftersom förbättringsarbetet i sig är en process som tränar människor i att ta mer ansvar. På arbetsplatser med låga sjuktal finns uttalade strategier och inbyggda rutiner för att göra de anställda delaktiga i förbättringsarbetet.
Dialog
På arbetsplatser med låg sjukfrånvaro präglas verksamheten av dialog mellan ledning och anställda. Ledningen lyssnar på de anställda, till exempel när det gäller önskemål om arbetstider och arbetsvillkor eller när man tar vara på skyddsombudens och anställdas erfarenheter inför beslut som rör arbetsmiljön.
Gemensamma värderingar
Förankrade värderingar och visioner bidrar också till delaktighet. Alla arbetsplatser använder sin historia, sina erfarenheter och sitt kunnande för utveckling och förbättring. På arbetsplatser med låga sjukskrivningstal arbetar man metodiskt och systematiskt för att förankra organisationens värderingar. Ambitionen är en gemensam plattform där de anställda omfattas av värderingarna och handlar utifrån dem.
Tydliga roller
Det är viktigare att ha ett tydligt handlingsutrymme än att ha stort handlingsutrymme. Det handlar om att tydliggöra roller och ansvar, att ha tydliga mål som inte krockar med varandra, tillräckliga resurser och tillräckligt stöd. På så vis skapas en delaktighet som bidrar till minskad sjukfrånvaro.
Minimera
Nyckel 3: Kommunikation och kännedom
Ordet kommunicera betyder ”göra gemensamt”, och fungerande kommunikation är en viktig faktor på friska arbetsplatser. På arbetsplatser med låg sjukfrånvaro har medarbetarna stor kunskap och kännedom om verksamheten i hela organisationen. Det finns en stor öppenhet, inte minst om bekymmer och problem. Fungerande kommunikation bidrar till att cheferna har en bättre bild av vad som händer i organisationen och därmed också bättre förutsättningar i sin ledarroll.
Arbetsplatser med sjukfrånvaro under genomsnittet präglas också i högre utsträckning än andra av att medarbetarna har lätt att göra sig hörda, få återkoppling och information om vad som händer i organisationen. Det finns stor kännedom om arbetsplatsens regler och rutiner och de anställda har god kunskap om organisationens olika delar.
Prata om problemen
På arbetsplatser med låga sjukskrivningstal diskuterar och löser man vardagliga problem i högre grad, och de följs också upp bättre än på arbetsplatser med genomsnittliga eller höga sjukskrivningstal. De risker som kan finnas i arbetsmiljön kommuniceras tydligt och kännedomen om hur man kan hantera riskerna är hög. På arbetsplatser med höga sjukskrivningstal tycks vardagliga problem som rapporteras till chefer oftare sorteras in i pärmar och lämnas utan åtgärd.
På arbetsplatser med låga sjuktal är det högt i tak och det finns ett tillåtande klimat för att kritisera och peka på missförhållanden. Att ha delade meningar om saker och ting ses inte som ett problem utan något som kan föra utvecklingen framåt.
Ha en plan för kommunikationen
En fungerande struktur för kommunikation kännetecknas bland annat av att anställda informeras vid regelbundna formella möten och att det finns en samsyn inom organisationen gällande styrsystem och riktlinjer.
På arbetsplatser med låga sjukskrivningstal fungerar kommunikationen såväl uppåt och nedåt som i sidled. Man arbetar medvetet med flera olika kommunikationsvägar där telefonsamtal och personliga möten spelar en viktig roll. För att kommunikationen ska fungera krävs både tid och engagemang från alla på arbetsplatsen.
Minimera
Nyckel 4: Synen på hälsa och sjukfrånvaro
För att skapa en frisk arbetsplats krävs fungerande system och samsyn inom organisationen för att fånga upp anställda som riskerar att bli sjukskrivna. De mest avgörande insatserna sker alltid innan en anställd blir sjukskriven. Det kan både vara insatser av förebyggande och rehabiliterande karaktär, det viktiga är att åtgärderna sätts in tidigt.
Arbetsplatser med låga sjukskrivningstal har tydliga system för hälsa och sjukfrånvaro. De är medvetna om sjukfrånvarons omfattning, förändring över tid och orsaker. I det arbetet ingår det att ha en rehabiliteringspolicy och att arbeta aktivt med det förebyggande arbetet. Varje chef vet hur han eller hon ska agera om någon av de anställda inte mår bra.
Aktiv sjukskrivning
Aktiv sjukskrivning innebär att den som är sjukskriven erbjuds kontinuerlig kontakt med arbetsplatsen under sjukskrivningen. Kanske går det till och med att arbeta deltid eller att i alla fall delta i möten och informationsträffar på jobbet? Varje form av delaktighet är värdefull.
Anpassade arbetsuppgifter
Anpassade arbetsuppgifter är också en framgångsfaktor för att minska sjukfrånvaro. På arbetsplatser med låga sjukskrivningstal finns en beredskap för anpassning av arbetsuppgifter och av arbetstider. Om det fungerar att byta eller förändra arbetsuppgifter under en period blir det lättare för de anställda att närvara på jobbet även om arbetsförmågan är nedsatt. För att cheferna ska vara trygga i arbetet med att hantera tecken på ohälsa behövs stödjande resurser från personalavdelning och företagshälsovård.
Minimera
