Tänk på att...
Din webbläsare är av en äldre modell. Det innebär att du kanske inte kan använda alla funktioner på webbplatsen. Vi rekommenderar att du uppdaterar till en nyare version.
Inköp och upphandling Actions
Loading...

Inköp och upphandling

Text Inköp och upphandling Actions
Loading...

Alla inköp hos oss måste följa Lagen om offentlig upphandling. Här kan du som är leverantör läsa om vad som gäller och vilka upphandlingar som är aktuella just nu.

Försäkringskassans upphandlingar

Försäkringskassan köper varor och tjänster till ett värde motsvarande cirka 3 miljarder kronor per år. Inköpen sker vanligtvis via ramavtal som vi själva har upphandlat eller som ingår i den statliga inköpssamordningen. De största inköpsområdena är IT-relaterade varor och tjänster, konsulter och förbrukningsvaror.

Försäkringskassans upphandlingar genomförs i enlighet med Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling.

Bra att veta för dig som leverantör

  • Vi handlar för skattepengar och ansvarar för mycket känslig information, våra riktlinjer för mutor och bestickning är strikta, vi tar därför inte emot gåvor eller andra erbjudanden, till exempel middagar av våra leverantörer
  • När Försäkringskassan anskaffar varor och tjänster, så ställs även hållbarhetskrav. Det kan vara krav på allt ifrån strömförbrukning till krav på transporter och skrotning av varor.

Offentlighet och sekretess i samband med upphandling

Nedan redogörs översiktligt vilka regler om offentlighet och sekretess som gäller i samband med upphandling. Likartade regler gäller vid köp från ramavtal (avrop) men tas inte upp särskilt.

Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten och massmedierna ska ha insyn i statens och kommunernas verksamhet. Offentlighetsprincipen kommer bland annat till uttryck genom allmänna handlingars offentlighet, yttrandefrihet för tjänstemän, offentlighet vid domstolsförhandlingar och offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden. Allmänna handlingars offentlighet innebär att i princip alla svenska och utländska medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar som finns hos myndigheterna. Allmänheten har dock bara rätt att ta del av allmänna handlingar.

Vad som är en allmän handling framgår av 2 kap 1§ tryckfrihetsförordningen (TF). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt särskilda regler har kommit in dit eller upprättad där. Till exempel är ett utkast till beslut, skrivelse eller liknande i ett ärende ett internt arbetsmaterial och normalt inte en allmän handling. Begreppet handling är en framställning i skrift eller bild men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt om man har hjälp av något tekniskt hjälpmedel såsom t.ex. en bandinspelning, e-post eller ett SMS.

 
Ett förfrågningsunderlag blir en allmän handling först när upphandlingen har annonserats och förfrågningsunderlaget har expedierats så att leverantörer och övriga kan få tillgång till det. Före denna tidpunkt är förfrågningsunderlaget ett internt arbetsmaterial och således inte en allmän handling, även om det skulle vara färdigställt.

Vid selektivt-, förhandlat- och urvalsförfarande blir den del av förfrågningsunderlaget som ska skickas till utvalda/kvalificerade leverantörer allmän handling först när expediering till dessa är gjord.
 
I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) finns begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt (3 kap. 1 § OSL). Sekretess innebär således både handlingssekretess och tystnadsplikt. En allmän handling är antingen (helt eller delvis) offentlig eller sekretessbelagd (hemlig). Handlingen kan bara vara sekretessbelagd och hållas hemlig om det finns stöd för det i någon bestämmelse i OSL eller i annan lag dit OSL hänvisar.
 

Vid offentlig upphandling gäller som huvudregel absolut sekretess. Av 19 kap. 3 § andra stycket OSL följer att uppgift som rör anbud m.m. inte i något fall får lämnas till någon annan än den som har lämnat anbudet eller erbjudandet förrän alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud (tilldelningsbeslut) fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts (t.ex. genom avbrytande). Absolut sekretess innebär att myndigheten inte ens behöver pröva om ett utlämnande skulle innebära skada eller inte. Det är förbjudet att röja uppgifter som omfattas av absolut sekretess.

Ett anbud anses enligt 2 kap 6 § TF inte ha kommit in till myndigheten före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Först då blir anbudet en allmän handling. Anbud omfattas av absolut sekretess enligt vad som framgår ovan. Vid elektronisk auktion gäller ett antal undantag från den absoluta sekretessen, vilka inte närmare redogörs för i denna information.

I praktiken innebär den absoluta sekretessen i 19 kap. 3 § OSL, med undantag för vad som gäller vid elektronisk auktion, att uppgifter om vilka eller hur många som har begärt ut förfrågningsunderlag samt kommit in med anbudsansökningar eller anbud, utvärderingsprotokoll, förhandlingsunderlag och protokoll m.m. är hemliga fram till dess att alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Information om anbudsansökningar och anbud får före denna tidpunkt inte lämnas ut till någon annan än den som lämnat ansökan eller anbudet.

 
När tilldelningsbeslut har fattats, alla anbud offentliggjorts eller om ärendet dessförinnan har slutförts, upphör den absoluta sekretessen att gälla och vanliga offentlighets- och sekretessregler gäller. Det innebär att samtliga handlingar som rör upphandlingen som huvudregel blir offentliga, dvs. att var och en har rätt att ta del av dem. Sekretess kan dock gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse enligt 19 kap. 3 § första stycket OSL eller till skydd för enskild enligt 31 kap. 16 § första stycket OSL. Sekretess kan även gälla enligt andra bestämmelser i OSL eller enligt bestämmelser dit OSL hänvisar. Ett exempel är 21 kap. 3 § OSL där det finns ett generellt skydd för enskildas adressuppgifter och andra jämförbara uppgifter vid förföljelse. Skyddet gäller om det av någon särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon som står denne nära kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs.
 

Om någon begär ut handlingar eller uppgifter i ett upphandlingsärende, är myndigheten skyldig att skyndsamt pröva om sekretess gäller för någon uppgift i handlingarna. I syfte att underlätta sekretessbedömningen uppmanar Försäkringskassan i sina upphandlingar anbudssökande och anbudsgivare att redan i ansökan/anbudet ange vilka uppgifter de anser bör sekretessbeläggas och skälen för detta. Det är dock Försäkringskassan som beslutar om en uppgift ska lämnas ut eller sekretessbeläggas.

Försäkringskassans beslut om att inte lämna ut en uppgift kan överklagas till Kammarrätten i Stockholm.

 

E-handel (elektronisk handel)

Som statlig myndighet är Försäkringskassan skyldig att kunna ta emot och skicka elektroniska fakturor. Försäkringskassan följer de standarder som Ekonomistyrningsverket, Sveriges kommuner och landsting och Upphandlingsmyndigheten tagit fram.

Försäkringskassan använder Statens servicecenters e-handelstjänst Visma Proceedo med systemleverantören Visma Commerce.

För mer information om standarder för e-handel, se Ekonomistyrningsverkets hemsida:

Ekonomistyrningsverkets standarder för e-handel (esv.se) öppnas i nytt fönster

Leverantörer som vill lägga anbud i våra upphandlingar måste kunna ta emot elektroniska beställningar och skicka elektroniska fakturor. Minimikravet är att leverantören ska kunna ta emot en order via e-post samt skicka Svefaktura.

Beställningar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess är undantagna från lagkravet på e-beställningar och hanteras därför utanför e-handelstjänsten Visma Proceedo.

 

Komma igång som leverantör

Läs mer på SFTI:s hemsida om hur du snabbt kommer igång som leverantör:

Komma igång som leverantör (sfti.se) 

E-beställning

För frågor och information om e-handel och anslutning till leverantörsportal kontakta:
E-post: e-faktura@forsakringskassan.se.

Leverantörsanslutning för e-beställningar kan ske på olika sätt. Läs mer om detta på SFTI:s hemsida:

Enkel e-handel (sfti.se) öppnas i nytt fönster
Integrerad e-handel (sfti.se)öppnas i nytt fönster

E-faktura

Minimikravet innebär att du som leverantör ska fakturera Försäkringskassan elektroniskt enligt SFTI standard för Svefaktura.

Det finns olika sätt att skicka E-faktura. Läs mer om detta på SFTI:s hemsida om e-fakturering:

E-fakturering (sfti.se) öppnas i nytt fönster

Allmänt om fakturor

Försäkringskassans policy är att betala fakturor inom avtalad tid. För att kunna förenkla och effektivisera våra betalningar ytterligare förutsätts att alla fakturor är korrekta och kompletta när de kommer till oss.
Observera att om ingenting annat har avtalats så förbehåller vi oss rätten att från fakturabeloppet dra av eventuella faktureringsavgifter, expeditionsavgifter och liknande avgifter.
Var vänlig se till att fakturan upprättas enligt nedan.

Krav på fakturans utformning

På fakturan ska följande uppgifter finnas med:

  • vad fakturan avser
  • fakturanummer
  • ordernummer (FKXXXXXXX)
  • fakturadatum
  • förfallodatum
  • leveransdatum
  • beställarens namn
  • er referens
  • tillämpad skattesats samt momsbelopp (vid befrielse från moms – hänvisa till bestämmelse)
  • bankgiro/plusgiro/bankkonto  
  • ert organisationsnummer (momsregisteringsnummer)
  • F- eller A-skatt.

Betalningsvillkor

Betalningsvillkor är 30 dagar om inte annat är överenskommet.

Samlingsfakturor

För att få en effektiv hantering av fakturorna önskar vi en faktura per beställning

Fakturor

Information till leverantörer om elektroniska fakturor.pdf öppnas i nytt fönster pdf

 

Vanliga frågor

Vi tar endast emot anbud digitalt via vårt upphandlingssystem så för att lämna anbud ska du registrera ditt företag hos Visma TendSign för den specifika upphandlingen. Detta är kostnadsfritt.

Om du vill prenumerera på upphandlingar som annonseras inom ett viss område (från myndigheter, kommuner m.m) kan du även göra det, till en kostnad. Kontakta Visma TendSign så hjälper de dig.

Alla leverantörer som lämnat anbud får automatiskt meddelande om vem som vann (tilldelningsbeslut) via vårt upphandlingssystem Visma TendSign.

Om du inte har lämnat något anbud men ändå vill veta vem som vann upphandlingen, skicka ett mejl till inkop@forsakringskassan.se och uppge diarienummer samt upphandlingens namn.

Skicka ett mejl till inkop@forsakringskassan.se och uppge diarienummer, upphandlingens namn samt vilka dokument du önskar ta del av.