Tänk på att...
Din webbläsare är av en äldre modell. Det innebär att du kanske inte kan använda alla funktioner på webbplatsen. Vi rekommenderar att du uppdaterar till en nyare version.

Inköp och upphandling

Alla inköp hos oss måste följa lagen om offentlig upphandling. Här kan du som är leverantör läsa om vad som gäller och vilka upphandlingar som är aktuella just nu.

Försäkringskassans upphandlingar

Försäkringskassan köper varor och tjänster till ett värde motsvarande cirka 3 miljarder kronor per år. Inköpen sker vanligtvis via ramavtal som vi själva har upphandlat eller som ingår i den statliga inköpssamordningen. De största inköpsområdena är IT-relaterade varor och tjänster, konsulter och förbrukningsvaror.

Försäkringskassans upphandlingar genomförs i enlighet med Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.

Bra att veta för dig som leverantör

  • Vi handlar för skattepengar och ansvarar för mycket känslig information, våra riktlinjer för mutor och bestickning är strikta, vi tar därför inte emot gåvor eller andra erbjudanden, till exempel middagar av våra leverantörer
  • När Försäkringskassan anskaffar varor och tjänster, så ställs även hållbarhetskrav. Det kan vara krav på allt ifrån strömförbrukning till krav på transporter och skrotning av varor.
  • Leverantörer som vill lägga anbud i våra upphandlingar måste kunna ta emot elektroniska beställningar och skicka elektroniska fakturor. Minimikravet är att leverantören ska kunna ta emot en order via e-post samt skicka e-faktura.

Offentlighet och sekretess i samband med upphandling

Nedan redogörs översiktligt vilka regler om offentlighet och sekretess som gäller i samband med upphandling. Likartade regler gäller vid köp från ramavtal (avrop) men tas inte upp särskilt.

Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten och massmedierna ska ha insyn i statens och kommunernas verksamhet. Offentlighetsprincipen kommer bland annat till uttryck genom allmänna handlingars offentlighet, yttrandefrihet för tjänstemän, offentlighet vid domstolsförhandlingar och offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden. Allmänna handlingars offentlighet innebär att i princip alla svenska och utländska medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar som finns hos myndigheterna. Allmänheten har dock bara rätt att ta del av allmänna handlingar.

Vad som är en allmän handling framgår av 2 kap 1§ tryckfrihetsförordningen (TF). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt särskilda regler har kommit in dit eller upprättad där. Till exempel är ett utkast till beslut, skrivelse eller liknande i ett ärende ett internt arbetsmaterial och normalt inte en allmän handling. Begreppet handling är en framställning i skrift eller bild men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt om man har hjälp av något tekniskt hjälpmedel såsom t.ex. en bandinspelning, e-post eller ett SMS.

 
Ett förfrågningsunderlag blir en allmän handling först när upphandlingen har annonserats och förfrågningsunderlaget har expedierats så att leverantörer och övriga kan få tillgång till det. Före denna tidpunkt är förfrågningsunderlaget ett internt arbetsmaterial och således inte en allmän handling, även om det skulle vara färdigställt.

Vid selektivt-, förhandlat- och urvalsförfarande blir den del av förfrågningsunderlaget som ska skickas till utvalda/kvalificerade leverantörer allmän handling först när expediering till dessa är gjord.
 
I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) finns begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt (3 kap. 1 § OSL). Sekretess innebär således både handlingssekretess och tystnadsplikt. En allmän handling är antingen (helt eller delvis) offentlig eller sekretessbelagd (hemlig). Handlingen kan bara vara sekretessbelagd och hållas hemlig om det finns stöd för det i någon bestämmelse i OSL eller i annan lag dit OSL hänvisar.
 

Vid offentlig upphandling gäller som huvudregel absolut sekretess. Av 19 kap. 3 § andra stycket OSL följer att uppgift som rör anbud m.m. inte i något fall får lämnas till någon annan än den som har lämnat anbudet eller erbjudandet förrän alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud (tilldelningsbeslut) fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts (t.ex. genom avbrytande). Absolut sekretess innebär att myndigheten inte ens behöver pröva om ett utlämnande skulle innebära skada eller inte. Det är förbjudet att röja uppgifter som omfattas av absolut sekretess.

Ett anbud anses enligt 2 kap 6 § TF inte ha kommit in till myndigheten före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Först då blir anbudet en allmän handling. Anbud omfattas av absolut sekretess enligt vad som framgår ovan. Vid elektronisk auktion gäller ett antal undantag från den absoluta sekretessen, vilka inte närmare redogörs för i denna information.

I praktiken innebär den absoluta sekretessen i 19 kap. 3 § OSL, med undantag för vad som gäller vid elektronisk auktion, att uppgifter om vilka eller hur många som har begärt ut förfrågningsunderlag samt kommit in med anbudsansökningar eller anbud, utvärderingsprotokoll, förhandlingsunderlag och protokoll m.m. är hemliga fram till dess att alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Information om anbudsansökningar och anbud får före denna tidpunkt inte lämnas ut till någon annan än den som lämnat ansökan eller anbudet.

 
När tilldelningsbeslut har fattats, alla anbud offentliggjorts eller om ärendet dessförinnan har slutförts, upphör den absoluta sekretessen att gälla och vanliga offentlighets- och sekretessregler gäller. Det innebär att samtliga handlingar som rör upphandlingen som huvudregel blir offentliga, dvs. att var och en har rätt att ta del av dem. Sekretess kan dock gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse enligt 19 kap. 3 § första stycket OSL eller till skydd för enskild enligt 31 kap. 16 § första stycket OSL. Sekretess kan även gälla enligt andra bestämmelser i OSL eller enligt bestämmelser dit OSL hänvisar. Ett exempel är 21 kap. 3 § OSL där det finns ett generellt skydd för enskildas adressuppgifter och andra jämförbara uppgifter vid förföljelse. Skyddet gäller om det av någon särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon som står denne nära kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs.
 

Om någon begär ut handlingar eller uppgifter i ett upphandlingsärende, är myndigheten skyldig att skyndsamt pröva om sekretess gäller för någon uppgift i handlingarna. I syfte att underlätta sekretessbedömningen uppmanar Försäkringskassan i sina upphandlingar anbudssökande och anbudsgivare att redan i ansökan/anbudet ange vilka uppgifter de anser bör sekretessbeläggas och skälen för detta. Det är dock Försäkringskassan som beslutar om en uppgift ska lämnas ut eller sekretessbeläggas.

Försäkringskassans beslut om att inte lämna ut en uppgift kan överklagas till Kammarrätten i Stockholm.

 

E-handel (elektronisk handel)

Myndigheter ska effektivisera sina beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesser genom att använda IT-system. Formella krav och gemensamma standarder för e-handel i staten underlättar och ger en effektiv e-handel och en enklare leverantörsanslutning.  Detta innebär att Försäkringskassan ska - kunna ta emot och skicka elektroniska fakturor samt att hantera sina utgående beställningar elektroniskt. En beställning ska normalt vara godkänd av budgetansvarig eller motsvarande innan den skickas till leverantör.

Försäkringskassan använder Statens servicecenters e-handelstjänst Visma Proceedo med systemleverantören Visma Commerce.

Vad innebär e-handel för dig som leverantör?

Försäkringskassan ställer krav på e-handel vid upphandlingar. Minimikravet är att du som leverantören ska kunna ta emot en order via e-post samt skicka e-faktura.

Försäkringskassan följer de standarder som Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och SFTI samt Upphandlingsmyndigheten tagit fram för e-handel. För mer information om standarder, se DIGG:s hemsida:

Standarder för e-handel (Myndigheten för digital förvaltning, digg.se)

Det finns olika sätt att skicka E-faktura

Läs mer om detta i:

Information till leverantörer om elektroniska fakturor

Leverantör kan kostnadsfritt verifiera de format som rekommenderas för e-handel.
Se SFTI:s hemsida för mer information:

SFTI verifieringstjänster (SFTI.se)

Allmänt om fakturor

Försäkringskassans policy är att betala fakturor inom avtalad tid, vilket förutsätter att alla fakturor är korrekta och kompletta när de kommer till oss. Se villkor nedan.

Villkor för fakturor som skickas till Försäkringskassan

Den 1 april 2019 infördes en lag om att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att Försäkringskassan måste kunna ta emot dem. Observera att fakturor i PDF-format inte är en godkänd e-faktura.

Kravet på e-faktura gäller för alla upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte av lagen, under förutsättning att det inte var ett krav vid upphandlingen.

Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor (digg.se) öppnas i nytt fönster

Obligatorisk e-faktura - så förbereder du dig (digg.se)

Vanliga frågor

Vi tar endast emot anbud digitalt via vårt upphandlingssystem så för att lämna anbud ska du registrera ditt företag hos Visma TendSign för den specifika upphandlingen. Detta är kostnadsfritt.

Om du vill prenumerera på upphandlingar som annonseras inom ett viss område (från myndigheter, kommuner m.m) kan du även göra det, till en kostnad. Kontakta Visma TendSign så hjälper de dig.

Alla leverantörer som lämnat anbud får automatiskt meddelande om vem som vann (tilldelningsbeslut) via vårt upphandlingssystem Visma TendSign.

Om du inte har lämnat något anbud men ändå vill veta vem som vann upphandlingen, skicka ett mejl till huvudkontoret@forsakringskassan.se och uppge diarienummer samt upphandlingens namn.

Skicka ett mejl till fvsupphandling@forsakringskassan.se och uppge diarienummer, upphandlingens namn samt vilka dokument du önskar ta del av.